Die Hochschule Kaiserslautern informiert Studienbewerber(-innen) und Studierende nach Maßgabe der Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO, VO EU 2016/679), und des Landesdatenschutzgesetzes des Landes Rheinland-Pfalz (LDSG) wie folgt:

1. Verantwortlicher
2. Datenschutzbeauftragte
3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
4. Kategorien personenbezogener Daten
5. Datenquelle und Weitergaben von Daten
6. Speicherdauer und Datenlöschung
7. Rechte

Verantwortlich gemäß Art. 4 Nr. 7 DS-GVO:
Hochschule Kaiserslautern,
der Präsident,
Schoenstraße 11,
67659 Kaiserslautern,
Tel.: +49(0)631/ 3724-0,
Fax: +49(0)631 /37 24 - 2105,
E-Mail: presse(at)hs-kl(dot)de.

Kontaktdaten des gemäß Art. 37 Abs. 1 lit. a DS-GVO bestellten Datenschutzbeauftragten:
Dr. Heiko Haaz,
externer Datenschutzbeauftragter,
Otto-Hausmann-Ring 113,
42115 Wuppertal,
https://Datenschutz.UIMC.de​​​​​​​ 
Tel: +49 202 946 7726 200
E-Mail: datenschutz@hs-kl.de.

Bewerbungsverfahren

Die Hochschule Kaiserslautern verarbeitet personenbezogene Daten der Studienbewerber(-innen) zur Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen und zum Zwecke der Durchführung des Zulassungs- und Einschreibungsverfahrens. Dies geschieht unter bestimmten Bedingungen auch durch Einbindung von hochschulstart.de der Stiftung für Hochschulzulassung. Die rechtlichen Grundlagen für die Aufgaben der Stiftung für Hochschulzulassung in Bezug auf das Dialogorientierte Serviceverfahren sind in Art. 4 des Staatsvertrages über die Errichtung einer gemeinsamen Einrichtung für Hochschulzulassung vom 5. Juni 2008 aufgeführt, der von den Bundesländern in das jeweilige Landesrecht umgesetzt worden ist, sowie in § 2 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes zur Errichtung einer Stiftung "Stiftung für Hochschulzulassung". Die zugehörigen landesspezifischen Rechtsgrundlagen des Verfahrens finden Sie in den Vergabeverordnungen der Bundesländer sowie in den individuellen Vorschriften der Hochschulen. 

Studierendenverwaltung

Nach vorgenommener Immatrikulation verarbeitet die Hochschule Kaiserslautern personenbezogene Daten der Studierenden für Zwecke des Studiums (Lehre und Forschung) und der Studierendenverwaltung, einschließlich Planung und Organisation. Rechtsgrundlagen sind § 67 des Hochschulgesetzes Rheinland-Pfalz (HochSchG) i. V. m. §§ 24 f. der Einschreibeordnung der Hochschule Kaiserslautern, § 3 LDSG und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO. 
Mit der Einschreibung stellt die Hochschule Kaiserslautern den Studierenden für die Dauer des Studiums diverse Software und andere Serviceleistungen zur Verfügung, deren Benutzung die Verarbeitung personenbezogener Daten der Studierenden erfordert:
So stellt die Hochschule Kaiserslautern den Studierenden einen eigenen E-Mail Account für Studienzwecke als wesentliches Informationsmedium, insbesondere im Verhältnis zur Hochschule Kaiserslautern, zur Verfügung. Näheres zum Umgang und zur Nutzung des E-Mail Accounts regelt die zugehörige Nutzungsordnung.  

Studienberatung

Die Hochschule Kaiserslautern richtet verschiedene Beratungsangebote an interessierte Bewerberinnen und Bewerber sowie Studierende. Dies erfolgt im Sinne der §§ 4, 24 HochSchG
Nach Abschluss des Studiums verarbeitet die Hochschule Kaiserslautern personenbezogene Daten der Exmatrikulierten zur Förderung und Pflege der Verbindung mit ihren Absolventinnen und Absolventen ("Alumni-/Ehemaligenarbeit") nach Maßgabe der §§ 67 Abs. 5 Satz 2, 2 Abs. 7 HochSchG i. V. m. § 3 LDSG und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DS-GVO.

Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerber(-innen) und Studierenden sind im Wesentlichen die in der Einschreibe aufgeführten Kategorien von Daten betroffen: Daten zur Person, berufs- und praxisbezogene Daten, primäre studienbezogene und hochschulzugangsbezogene Daten, Semesterdaten, Hochschuldaten, Prüfungsdaten, Angaben über endgültig nicht bestandene Prüfungen, Anschrift und Betriebsnummer der Krankenkasse, Krankenversicherungsstatus sowie Angaben zum Wehr-, Zivil oder Entwicklungshelferdienst und zur Ableistung eines sozialen Jahres sowie  die E-Mail-Adressen der Studierenden.

Die Hochschule Kaiserslautern verarbeitet Daten von Studienbewerber(-innen) und Studierenden, die von der Hochschule Kaiserslautern unmittelbar im Verhältnis zu den betroffenen Personen erhoben werden (z.B. Entgegennahme und Nutzung von Bewerbungsunterlagen, etc.). Im Falle einer Bewerbung über das Dialogorientierte Serviceverfahren (DoSV) der Stiftung für Hochschulzulassung erhält die Hochschule Kaiserslautern Daten der Studienbewerber(-innen) von der Stiftung für Hochschulzulassung (§ 9 Abs. 12 Studienplatzvergabeordnung Rheinland-Pfalz – StPVLVO).

Eine Weitergabe personenbezogener Daten der Studienbewerber(-innen) oder Studierenden an Dritte erfolgt im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere nach Maßgabe der Einschreibeordnung an das Statistische Landesamt und das zuständige Landesministerium oder nach § 9 Abs. 12 StPVLVO an die Stiftung für Hochschulzulassung sowie der Wahlleiterin oder dem Wahlleiter für die Wahlen zu den Gremien der Studierendenschaft.

Des Weiteren erfolgt eine Weitergabe der erhobenen Daten innerhalb der Hochschulverwaltung im jeweils erforderlichen Umfang, an die Prüfungsverwaltung, das Amt für Ausbildungsförderung, den zuständigen Fachbereich, das Rechenzentrum sowie an die Bibliothek, jeweils zur rechtmäßiger Erfüllung der dortigen Aufgaben. 

Eine Übermittlung personenbezogener Daten der Studienbewerber(-innen) oder Studierenden in ein sog. Drittland (also namentlich nicht EU-Mitgliedstaaten bzw. EWR-Staaten) oder eine internationale Organisation erfolgt mit Einwilligung der betroffenen Studierenden in folgendem Umfang:

• Im Falle optionaler oder curricular verpflichtender Auslandssemester übermittelt die Hochschule Kaiserslautern folgende personenbezogene Daten der betroffenen Studierenden zum Zwecke der Weiterführung des Studiums an die jeweilige internationale Partnerhochschule: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Study Cycle (Bachelor/Master), Emailadresse (HS Kaiserslautern Account), Zeitpunkt des Aufenthalts.
• Im Falle der Teilnahme an Förderprogrammen des DAAD übermittelt die Hochschule Kaiserslautern je nach Förderprogramm die nachfolgend aufgeführten personenbezogenen Daten der betroffenen Studierenden an den DAADAAD direkt beziehungsweise mit dem Mobility Tool der EU-Kommission über den Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) an die betreffenden Hochschulen: Teilnehmer ID, Mobility ID, Vorname, Nachname, Emailadresse (HS Kaiserslautern Account), Geburtsdatum, Nationalität, Studienrichtung, höchster Bildungsabschluss, entsendende Hochschule inkl. entsendendes Land, empfangende Hochschule inkl. empfangendes Land, Dauer des Aufenthalts sowie zusätzlich bei Stipendien das Geschlecht, Studienjahr, Förderdauer, Förderhöhe, Förderart.

Die Hochschule Kaiserslautern verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der Studienbewerber(-innen) und Studierenden nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist, oder sofern dies in Gesetzen oder Vorschriften, denen Hochschule Kaiserslautern unterliegt, vorgesehen wurde. Bei der Zulassung gespeicherte Daten werden solange aufbewahrt, wie ihre Kenntnis erforderlich ist, längstens jedoch 60 Jahre (§ 15 Abs. 5 Einschreibeordnung).

Die Regelspeicherzeit der durch die Studierenden angefertigten Klausuren beträgt abhängig von der jeweiligen fachspezifischen Prüfungsordnung zwischen 2 und 5 Jahren, für Abschlussarbeiten 5 Jahre und für die einzelne Studierendenakte 60 Jahre, jeweils ab dem Zeitpunkt der Exmatrikulation.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, welchen die Hochschule Kaiserslautern unterliegt, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder deren Verarbeitung eingeschränkt.